Productieverantwoording en accountantsverklaring 2022

Proces en documentatie

Proces productieverantwoording

In de contracten van Sociaal Domein Fryslân is opgenomen dat alle gecontracteerde zorgaanbieders een productieverantwoording aanleveren. Deze bevat de gerealiseerde omzet van het voorgaande jaar. Aanleverdatum van de productieverantwoording is uiterlijk 15 februari 2023. 

Wanneer u geen omzet heeft gerealiseerd op basis van uw contract in 2022, verzoeken wij uw ‘€ 0,- verklaring’ uiterlijk 31 januari 2023 aan te leveren.

Afhankelijk van de hoogte van de omzet die u als zorgaanbieder heeft gerealiseerd, dient er ook een accountantsverklaring aangeleverd te worden. De accountantsverklaring dient u voor 1 april 2023 aan te leveren bij Sociaal Domein Fryslân.

Ook wanneer blijkt dat op basis van uw gerealiseerde omzet u een accountantsverklaring dient aan te leveren voor 1 april 2023, dient u voor 15 februari 2023 een voorlopige productieverantwoording aan te leveren.

In week 47 hebben alle gecontracteerde zorgaanbieders per e-mail een vooraankondiging ontvangen. Hierin staat het proces in detail beschreven.
Onder het drop-down-menu ‘aan te leveren documentatie’ vindt u meer informatie over welke documentatie er van u wordt verwacht.

Proces accountantsverklaring

Sociaal Domein Fryslân verwacht vóór 1 april 2023 een accountantsverklaring van u als u voor één (of meerdere) van de Friese gemeenten een omzet heeft gerealiseerd die hoger is dan € 125.000. Dit geldt zowel voor de Wmo als voor de Jeugd verantwoording.
Indien u de grens van €125.000 overschrijdt voor één van de 18 Friese gemeenten, dient u een accountantsverklaring aan te leveren over de gehele productie van de regio Fryslân.

Voor Wmo (Beschermd wonen) geldt dat wanneer uw omzet (regionaal) de grens van € 125.000 overschrijdt, u een accountantsverklaring aan dient te leveren. Dit gezien alle Beschermd wonen producten onder de (centrum)gemeente Leeuwarden worden opgenomen.

Bij de aanlevering van de accountantsverklaring verwacht Sociaal Domein Fryslân voor 1 april 2023 de volgende documentatie van u:

• Het ingevulde format productieverantwoording Jeugdwet/Wmo in Excel.
• Het ingevulde format productieverantwoording Jeugdwet/Wmo in PDF met ondertekening door tekenbevoegde en ondertekening door accountant op elke pagina.
• Deze uitdraai dient ieder ingevuld blad van het Excel bestand te omvatten: het Totaalblad, Overzicht gemeenten, alle gemeenten met realisatie Jeugdwet/Wmo uit het overzicht.   
• Het ingevulde format onderhandenwerk in Excel /Jeugdwet (niet van toepassing bij Wmo)
• De onderhandenwerkpositie moet hierbij 1 op 1 aansluiting vinden bij de productieverantwoording. Indien dit niet het geval is loopt u risico dat u wordt verzocht de aanlevering in zijn volledigheid opnieuw te doen.
• De accountantsverklaring met oordeel ondertekend door een tekenbevoegde accountant (bijvoorbeeld Registeraccountant of Accountant-administratieconsulent).

Aan te leveren documenten

Sociaal Domein Fryslân maakt gebruik van het landelijke format model productieverantwoording zoals deze is gepubliceerd door de VNG en het ketenbureau I-Sociaal Domein. 

Voor het opvoeren van de onderhandenwerkpositie binnen de Jeugdwet is door Sociaal Domein Fryslân een eigen format opgesteld. Het gebruik van dit format heeft ook invloed op de manier van opvoeren in de landelijke formats. Voor het berekenen van de onderhandenwerkpositie is door de regio Fryslân een nadere duiding opgesteld. Deze nadere duiding is met name opgesteld om de toepassing van de onderhandenwerk voor trajectfinanciering toe te lichten. 

Voor de Wmo geldt geen opvoering van onderhandenwerk.

Hieronder vindt u de documentatie per perceel.

Documentatie Algemeen

• Nadere duiding productieverantwoording 2022.
• Landelijk administratieprotocol Wmo en Jeugdwet 2022.

Documentatie Jeugdwet

• Format productieverantwoording Jeugdwet (Excel): heeft u inmiddels per e-mail ontvangen. Aanlevering in zowel Excel als door tekenbevoegde getekende PDF.
• Format model onderhandenwerk (Excel) voor de contracten SJH.
• Jeugdwet omvat in 2022 de contracten: (Hoog)specialistische Jeugdhulp, Ernstig Enkelvoudige Dyslexie, Pleegzorg en Crisishulp. De producten die onder deze contracten vallen mogen gezamenlijk opgenomen worden in één format productieverantwoording Jeugdwet.

Documentatie Wmo

• Format productieverantwoording Wmo (Excel): heeft u inmiddels per e-mail ontvangen. Aanlevering in zowel Excel als door tekenbevoegde getekende PDF. 
• Wmo omvat de contracten: Beschermd wonen, ThuisPlus, Intramuraal Beschermd wonen en Ambulant Beschermd wonen. De producten die onder deze contracten vallen dienen gezamenlijk opgenomen te worden in één format productieverantwoording Wmo.

Aanleveren documenten

De documentatie kunt u per e-mail, via beveiligde zending, aanleveren bij Sociaal Domein Fryslân via uitvragen@sdfryslan.nl. Dit hoeft alleen beveiligd verzonden te worden als deze persoonsgegevens bevatten. 
Wij vragen u om zoveel mogelijk gebruik te maken van Cryptshare, omdat andere vormen van beveiligd verzenden worden niet altijd ondersteund door onze software.

Veel gestelde vragen

Sociaal Domein Fryslân draagt jaarlijks zorg voor het controleren, registreren en distribueren van de productieverantwoordingen en accountantsverklaringen Wmo Beschermd en Jeugdwet. Door middel van deze ‘FAQ’ hopen wij een aantal veel gestelde vragen alvast beantwoord te hebben. Staat uw antwoord niet in onze ‘FAQ’ en kunt u daarnaast het antwoord op uw vraag niet op deze informatiepagina vinden, neemt u dan contact op via uitvragen@sdfryslan.nl.                           

Hoe en waar moet ik de productieverantwoording 2022 aanleveren bij Sociaal Domein Fryslân?

U kunt uw productieverantwoording (Jeugdwet & Wmo) 2022 sturen naar uitvragen@sdfryslan.nl. Omdat deze documentatie gevoelige gegevens kan bevatten adviseren wij u de verantwoording te sturen via Cryptshare. (Als u gebruik maakt van een andere applicatie (zoals bijvoorbeeld Zivver) om beveiligd te versturen verzoeken wij u vriendelijk alsnog gebruik te maken van Cryptshare.) U kunt de gegevens verzenden zonder wachtwoord. 

Ik heb in het voorgaande jaar geen omzet gedraaid. Hoef ik nu ook geen productieverantwoording aan te leveren?

U dient nog altijd een verantwoording af te geven. Dit kan door middel van een ‘€ 0,-’ verklaring. 
Deze bestaat uit een volledig ingevuld en ondertekend (door de tekenbevoegde) voorblad van het format productieverantwoording in PDF. U heeft hiervan een voorbeeld ontvangen bij de vooraankondiging in week 47.

Voer ik alleen producten in die onder het contract met SDF vallen of ook producten bij lokale gemeenten?

U voert alleen de producten in die onder contract SDF vallen. Als er productie is geweest bij lokale gemeenten, dan vragen de betreffende gemeenten dit zelf op.

Is uitstel van de genoemde inlevertermijnen mogelijk?

Nee, uitstel is niet mogelijk. Wanner u zich wilt beroepen op overmacht, dan verwijzen wij u naar de vooraankondiging productieverantwoording die u in november 2022 van ons heeft ontvangen. Hierin staat de procedure toegelicht.

Voor een hersteltraject heb ik alleen de 70% gedeclareerd, de 30% declaratie zal niet volgen. Hoe vul ik dit in?

Wanneer een traject voortijdig beëindigd is, of het resultaat van het traject is niet behaald, dan is er geen sprake van de 30% declaratie bij afloop van het traject. In dit geval voert u alleen de gedeclareerde 70% op in de productieverantwoording en het format model onderhandenwerk. 
In het opmerkingenveld geeft u kort weer wat de reden van beëindiging is, hieronder een voorbeeldinvulling van twee mogelijke situaties.

- Situatie A: gestart in huidig jaar, 0,7 (70%) realisatie in huidig jaar (50H5D)
- Situatie B: gestart in voorgaand jaar, totaal realisatie van 0,7 (70%) opgevoerd (50H5C).:

 

 

 

 

 

Hoe vertaal ik de invulling van onderhandenwerk-trajecten naar de invulling van het format productieverantwoording?

In onderstaande voorbeeld is voor gemeente ‘0059’ een realisatie van 30% geweest in 2021, in 2022 is een realisatie van 40% opgenomen. De totale realisatie van dit product voor deze cliënt is daarmee 70%.
Maar u dient alleen de realisatie 2022 op te nemen in de productieverantwoording 2022. Deze 40% moet daarom worden opgenomen in het format productieverantwoording Jeugdwet.

Dit doet u door de in het format productieverantwoording de velden als volgt in te vullen:

 

 

 

Hieronder de voorbeeld invulling:

 

 

 

 

 

 

De invulling van de kolom ‘’Percentage gereed 2022’’ in het format onderhandenwerk, moet ten alle tijden 1 op 1 in overeenstemming zijn met de invulling in ‘’Aantal (Q)’’ in het format productieverantwoording Jeugdwet.
De kolom ‘’Prijs in € (P)’’ in het format productieverantwoording mag voor hersteltrajecten alleen gevuld worden met tarieven welke opgenomen zijn in de tarieventabel. Tarieven die afwijken van de tabel worden als onjuiste opvoering beoordeeld bij controle.

Moet ik iedereen individueel hier er in zetten óf bundel ik dit per produktcode? 

In het format onderhandenwerk voert u elke cliënt individueel op. Wanneer u daarna overgaat tot het invullen van het format productieverantwoording Jeugd kunt u de produktcode bundelen.

Waarom moet ik informatie van vorige jaren aanleveren in de opgaaf onderhandenwerk? Deze informatie hebben jullie toch al?

Sociaal Domein Fryslân controleert en distribueert de productieverantwoording en accountantscontrole voor en naar de 18 Friese gemeenten. Voor de controle van deze verantwoordingen is het van belang om de informatie zo volledig mogelijk aangeleverd te krijgen. Dit om de controles zo volledig mogelijk te kunnen uitvoeren. Wanneer u voor trajecten omzet heeft gerealiseerd, zal dit in de opgaaf onderhandenwerk moeten zijn opgenomen. Wanneer de invulling hiervan niet juist, volledig of aansluitend is bij voorgaande jaren, dan zult u verzocht worden deze opnieuw aan te leveren. Wij adviseren u om de opgave van 2021 te gebruiken als basis voor de opgave onderhandenwerk 2022.

Waarom moet ik informatie zowel in Excel als PDF aanleveren?

Sociaal Domein Fryslân controleert en distribueert de productieverantwoording en accountantscontrole voor en naar de 18 Friese gemeenten. In Excel is de verwerking van deze gegevens sneller en efficiënter dan alleen via PDF.

Is de grens van €125.000,- op gemeenteniveau of de totale productie Jeugdwet (over alle 18 gemeenten samen)?

De omzetgrens is op regionaal gemeenteniveau (€ 125.000,-). Het maakt hierbij niet uit of uw regionale of totale productie hoger is dan de gestelde grens, voor de bepaling of u wel of niet een accountantsverklaring dient aan te leveren is gemeenteniveau binnen de regio Friesland leidend.

Ook al heeft uw organisatie een totale omzet van bijvoorbeeld € 750.000,-, zolang u voor geen enkele Friese gemeente individueel boven de gestelde omzetgrens (€ 125.000,-) uitkomt, hoeft u geen accountantsverklaring af te geven.

Let op: De Dienst Sozawe verwacht voor de gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke aparte tabbladen in de productieverantwoording. 

Is de grens van €125.000,- op gemeenteniveau of de totale productie Wmo (over alle 18 gemeenten samen)?

De omzetgrens is op regionaal gemeenteniveau (€ 125.000,-) vastgelegd. De centrumgemeente Leeuwarden verstrekt de contracten: Beschermd wonen, ThuisPLUS, Intramuraal Beschermd wonen en Ambulant Beschermd wonen voor alle 18 Friese gemeenten. Dit betekent dat alle gerealiseerde omzet voor alle 18 Friese gemeenten onder Leeuwarden vallen en dat dit invloed heeft op de aanleveringsgrens van € 125.000,-, waarbij u verplicht bent een accountantsverklaring voor 1 april 2023 bij uw productieverantwoording mee te sturen.

Als een AGB-code halverwege het jaar wijzigt, voeg ik de productieverantwoordingen dan ook samen voor deze organisatie?

Op het moment dat er een nieuwe raamovereenkomst wordt opgesteld (dus geen addendum op de bestaande raamovereenkomst) die getekend moet worden, ontvangt SDF twee verantwoordingen. Wanneer er wijzigingen in de huidige raamovereenkomst plaatsvinden waarbij er een AGB-code wordt gewijzigd, dan mogen deze bij elkaar worden opgeteld.